Използвайте този имейл формат, за да опростите препълнената си пощенска кутия

Твърде често изпращаме шест или повече имейла напред -назад, за да преодолеем проблем, когато само един би бил достатъчен.

Използвайте този имейл формат, за да опростите препълнената си пощенска кутия

Връзката и сътрудничеството са важни модни думи на днешното работно място, но това често означава, че сме на разположение денонощно по имейл. Докато много от нас се оплакват от препълнени пощенски кутии, може би сами сме си най -големият враг, що се отнася до неговия обем, предлага Даяна Бухър, автор на По -бързи, по -малко, по -добри имейли .

Само преди няколко години не всеки можеше да се свърже с работния си имейл от вкъщи, но днес всеки има достъп до мобилните си телефони, казва тя. Шефовете се отпуснаха малко под натиска, но колегите работят по целия свят. Очакваме нашите колеги да реагират бързо. Ако не го направим, можем да задържим работата на някой друг.

как се прави магическото око

Твърде често можем да изпратим шест или повече имейла напред -назад, за да преодолеем проблем, когато само един би бил достатъчен, казва Бухър. Очакваме хората да бъдат читатели на мисли, казва тя. Оставяме толкова много подробности, без да обмисляме цялата ситуация.



Или има обратен проблем, изпращане на имейл, който се чувства като изхвърляне на мозъка, казва Бухер. „Те казват:„ Ето този въпрос “и изхвърлят всичко, което мислят, и завършват имейла с„ Мисли? “Мисли за какво?

Като експерт по корпоративна комуникация и коуч , Booher е обучил клиенти от големи корпорации, като Coca-Cola, Lockheed Martin и IBM за по-ефективен начин за изпращане на имейл. Тя го нарича MADE формат.

Това, че имейлът е непринудена форма на комуникация, не означава, че трябва да губим време за него, казва тя. Бързият формат включва „съобщение“, „действие“, „подробности“ и „доказателства.“ Деветдесет процента от имейлите могат да отговарят на този формат, спестявайки време за изпращача и получателя.

Ето как работи:

Съобщение

Започнете имейла, като предоставите преглед отпред. В повечето случаи това може да бъде изречение или две, казва Бухер.

Действие

След това изпишете действието, което искате, което би могло да бъде нещо, което ще направите, или нещо, което искате другият човек да извърши. Например, може да отправяте препоръка, да поискате последващи действия или да уведомявате лицето за стъпка, която трябва да предприемете.

Подробности

Тук включвате кой, какво, кога, къде, защо и как. Не всички имейли ще се нуждаят от всяка от тези категории подробности. Някои ще бъдат кратки и може да бъдат включени в съобщението и действията. Но като цяло защо и как се нуждаят от разработване. Например, защо действието е важно? Или как предприемате действия?

Доказателства

И накрая, включете доказателства, ако е необходимо. Този раздел не е задължителен, казва Бухер. Можете да прикачите полезна диаграма, предложение или формуляр, който трябва да попълните. Доказателствата правят съобщението по -авторитетно, което помага да се гарантира, че действието е извършено.

най-лошото време за публикуване във facebook

Пример

Booher споделя този пример за имейл, който може да бъде подобрен с помощта на формат MADE. Ето имейла преди:

Дарън,

Неотдавнашната функция на нашата инженерна група, проведена в Аквариума, беше огромен успех за нас. От предишни функции, които спонсорирахме, броят на очакваните посетители (225–250) беше много реален. Привличането на Аквариума беше най -привлекателно за тази група и затова присъстваха повече от 475 тълпи.

С неочакваната препълнена тълпа разбирам липсата на достатъчно храна. В това отношение вие ​​и вашият персонал се справихте много добре.

Но съм много разочарован от друг въпрос. Когато първоначално се договорихме за Аквариума за това събитие, съоръжението трябваше да бъде изключително за нашата организация и нейните посетители. Излишно е да казвам, че не сте спазили това споразумение. Вместо това вие заемахте друга функция в района, където планирахме да проведем нашата развлекателна сесия.

Споменавате стреса върху персонала си, но искам да знаете, че това е важно събитие за нашата инженерна група и техния мениджърски екип. Решението ви да насрочите друга група клиенти за същото пространство в Аквариума ме постави в много трудно положение. Отнехте ни пространство, което беше част от първоначалното ни споразумение.

Според мен предложението, което нашият представител ви представи, е справедливо и прощаващо. Ние с вас искаме това да бъде обработено професионално и бързо, затова, моля, прегледайте номерата си още веднъж и вземете предвид нашата позиция, за да можем да финализираме предложеното от нас плащане за това събитие.

къде се развива вселената на Стивън

С уважение, Пиер Густавсън

Не погребвайте мнението си в края на имейла си, казва Бухер. Ето един по -ефективен начин да напишете същия имейл:

Дарън,

Нуждаем се от резолюция по отворения договор с вашата организация относно събитието, спонсорирано в Аквариума на 5 октомври за нашата инженерна група и екип от мениджъри. [Съобщение]

основател на chuck e cheese

Когато първоначално се договорихме за Аквариума за това събитие, съоръжението трябваше да бъде изключително за нашата организация и нейните посетители. Излишно е да казвам, че не сте спазили това споразумение. Вместо това вие заемахте друга функция в района, където планирахме да проведем нашата развлекателна сесия. [Съобщение]

Предложението, което ви представяме, е справедливо и прощаващо. Моля, прегледайте отново своите номера и вземете предвид нашата позиция, за да можем да финализираме предложеното от нас плащане за това събитие. [Действие]

Това е важно събитие всяка година за нашата инженерна група и техния мениджърски екип. Решението ви да насрочите друга група клиенти за същото пространство в Аквариума ме постави в много трудно положение. Отнехте ни пространство, което беше част от първоначалното ни споразумение. [Детайли: Кой и защо]

Върнах отново предложеното от нас плащане. Ще се справим ли с това професионално и бързо? Моля, свържете се с мен с отговора си. [Доказателства и как]

С уважение, Пиер Густавсън

Едно изключение от правилото MADE

Използването на формата MADE прави писането на имейли по -лесно за организиране, казва Бухер. Но има един вид имейл, който не трябва да следва този формат. Отрицателните съобщения трябва първо да започнат с „защо“, казва тя. За да смекчите съобщението, се нуждаете от критериите, разсъждаващи отпред. Ако правите съкращение, например, ще обясните лошите новини предварително.

Мисленето за формата MADE може да ви помогне да пишете по -кратки имейли, които обясняват ясно вашите мисли и подробности. Хората не разбират подробности, докато не получат съобщението предварително, казва тя. След като научите как да обобщавате добре отпред, останалата част от имейла може да бъде съкратена почти наполовина. Той е не само по -кратък; имейлите ви ще бъдат по-ясни и това прави голяма част от отнемащото време напред-назад излишно.