Всички тайно мразят вашия приятелски напомнящ имейл

Може да изглежда като учтиво нещо, но всъщност е наистина досадно.

Всички тайно мразят вашия приятелски напомнящ имейл

Колко пъти сте получавали този тип съобщения? Просто изпращам приятелско напомняне, за да моля. . . И колко пъти сте го изпращали?

Може би си мислите, че приятелските имейли с напомняния са хубав опит да бъдете професионални, като същевременно прикривате действителното си раздразнение от всеки, който ви пречи да довършите нещо. С други думи, това е просто неконфронтационен начин да поискате нещо, което закъснява.

Ами познайте какво? Всичко това е погрешна фантазия и кара всички, на които изпращате имейл, да ви обиждат тайно. Трябва да спрете да го правите - незабавно. Ето защо и какво да напиша вместо това.



Може да подкопае доверието ви

По -голямата част от моя екип е отдалечен, така че ние провеждаме по -голямата част от комуникацията си чрез видеоконферентна връзка. Така че, когато имам нужда от нещо от колега, вече не мога да вляза в офиса му и да го поискам директно. Вместо това трябва да разчитам на имейл и Skype за бизнеса, за да свърша нещата.

Но рискът от неизпълнение на имейли е, че приятелското напомняне обикновено е замърсено от думата просто - дума за хеджиране. Думите за хеджиране са модификатори, които смекчават удара на вашите изявления, като нещо, може би, всъщност, вероятно и наистина, между другото. Често вмъкваме тези думи в писането си, за да предадем по -мек тон. Но те могат да навредят на доверието ви на работното място и дори да ви накарат да звучите по -малко уверено, отколкото се чувствате.


Свързани: Три начина за писане на по -кратки, по -ефективни имейли


Преди няколко години Елън Петри Лийнс, бивш изпълнителен директор на Apple и Google, написа история за Жени 2.0 за това как се е озовала да използва думи като просто като патерица. Попадна ми, че има нещо в думата, която не харесвам. Това беше дума за „разрешение“, по някакъв начин-подгряване на молба, извинение за прекъсване, срамежливо почукване на врата, преди да попита: „Мога ли да получа нещо, от което се нуждая?“

Същото важи и за по -откритите фрази за извинение като, съжалявам, но не мисля, че това е много добра стратегия. Защо съжалявате, че имате мнение? Или за изразяване на възгледите, които сте работили усилено, за да развиете чрез образование и упорита работа? Не съжалявайте По същата причина не изпращайте само приятелско напомняне. Изпратете напомняне . Вашите изявления ще бъдат ясни, директни и по -вероятно ще спечелят необходимото уважение, за да изпълните действието, което искате. (Бонус награда: Те също ще бъдат по -кратки.)

Това затруднява комуникацията с висши служители

Ами ако човекът, когото питате, е по -стар от вас? Често се случва, че колкото по -висок е рангът на човека, когото напомняте, толкова по -подчинен става езикът ви. Какво право имаш да си шеф на някой, който ти прави услуга, нали? Грешно.

Не забравяйте, че можете да проявявате уважение, без да се налагате. Добрите маниери никога не излизат от мода. Можете да бъдете учтиви и категорични едновременно, като използвате подходящи поздрави-вашите удоволствия и благодарности. Така че просто се придържайте към тях. Не искаш услуга; опитвате се да свършите работата си, което е от полза за компанията. Истинските професионалисти виждат голямата картина.

Лесно е да се изгубите във входящата поща на някого

Ами ако първоначалната ви заявка не е пренебрегната умишлено? Всеки получава хиляди имейли, така че вашият винаги е изложен на риск да се изгубите в разбъркването. Не влошавайте шансовете си, като изпращате имейл с допълнителни думи за хеджиране - те веднага ще прозвучат по -малко важни.

Вместо да изпращате отделен имейл с напомняне, просто изпратете отново оригиналното съобщение с червен спешен флаг. Или още по -добре, вдигнете телефона -gasp! -Phone. (Знам, че и аз не отговарям на телефона си. Но опитът за телефонно обаждане изпраща силно съобщение.) Опитайте друг метод като IM или насрочете 10-минутна среща с човека чрез покана за календар.

Преди да работя в Polycom, компания за комуникационни технологии, никога не бих поставил 10-минутна среща в нечий календар, за да поискам бързо нещо. Но работи! В Microsoft Outlook, ако получателят игнорира поканата за среща, срещата все още се очертава в календара му, докато не бъде отхвърлена - повярвайте ми, всъщност тя е много по -малко пасивно агресивна от вашето приятелско напомняне.

значението на 711

Лейла Люис е мениджър маркетинг на клиенти в Polycom. През цялата си кариера тя е работила в водещи роли в маркетинговите комуникации в сектора на софтуера на предприятието, технологиите, образованието и здравеопазването.