32 невероятно полезни неща, които не знаехте, че Google Sheets може да направи

Google Sheets има много повече от това, което изглежда. Отключете тези разширени опции - и гледайте как вашата производителност се покачва.

32 невероятно полезни неща, които не знаехте, че Google Sheets може да направи

Ще призная: През по -голямата част от живота ми в зряла възраст електронните таблици остават забулени в мистерия. Използвал съм ги много, разбира се-за проследяване на доходите, сравняване на статистически данни, дори поддържане на бази данни за различни видове информация, свързана с работата-но винаги съм се чувствал сякаш едва съм надраскал повърхността на това, което те могат да направя.

И това е срам. По -специално с Google Sheets, придържането само към основите на електронните таблици изглежда подобно на седенето на планина с неизползван потенциал. Услугата има изобилие от разширени функции, опции и преки пътища, но докато не ги идентифицирате и интернализирате, получавате само част от стойността, която може да осигури.

Затова след всички тези години реших да предприема действия. Разрових се дълбоко в най -тъмните кътчета на Sheets, за да разкрия някои от най -полезните и лесно пренебрегвани функции. Независимо дали сте обикновен изследовател на електронни таблици или по-амбициозен професионалист, хрускащ данни, бих бил готов да се обзаложа, че има много полезни възможности, които просто чакат да откриете.



как да гледате изборните резултати на живо

Прочетете и се пригответе да изведете опита си с Google Таблици на съвсем ново ниво.

Въпреки че някои от тези елементи ще работят и в мобилните приложения на Таблиците, инструкциите по -долу са за уеб версията на услугата.

Спестете време с преки пътища

1. Следващия път, когато трябва да създадете нова електронна таблица, спестете си труда да отворите основния сайт на Google Таблици и да щракнете върху командите там. Вместо това просто напишете sheet.new директно в адресната лента на браузъра си. Докато вече сте влезли в профила си в Google, това ще стане стартирайте нова електронна таблица за вас, независимо къде се намирате в мрежата. (Можете също да въведете листове.ново или електронна таблица.ново, ако предпочитате.)

2. Листовете имат много комбинация от клавиши , но една серия, която особено заслужава да се отбележи, е събирането на команди толкова бързо въведете текущата дата и/или час, където искате : Натиснете Ctrl или Cmd и клавиша със запетая, за да добавите датата, Ctrl или Cmd заедно с Shift и клавиша с точка и запетая, за да добавите часа, и Ctrl или Cmd заедно с Alt и Shift и клавиша с точка и запетая, за да добавите датата и часа заедно.

3. Бързо форматиращите преки пътища на Google Sheets също си заслужават да бъдат запомнени. С правилната комбинация от клавиши можете форматирайте всяка клетка или селекция от клетки, както искате, без да се налага да ровите из менютата . Запишете това в паметта:

  • Ctrl-Shift-1: Форматиране като десетичен знак
  • Ctrl-Shift-2: Форматиране като време
  • Ctrl-Shift-3: Форматиране като дата
  • Ctrl-Shift-4: Форматиране като валута
  • Ctrl-Shift-5: Форматиране като процент
  • Ctrl-Shift-6: Форматиране като експонент

4. Можете дори да създадете свой собствен персонализиран пряк път в Таблици до изпълнете сложна поредица от персонализирани действия с една команда. Отворете менюто Инструменти, изберете Макроси и след това изберете Запис на макрос. Ако искате пряк път винаги да се изпълнява в същите конкретни клетки, изберете Използване на абсолютни препратки; в противен случай изберете Използване на относителни препратки. След това изпълнете всички действия, които искате да запишете.

Можете да направите нещо като задаване на конкретен вид форматиране за съдържанието на клетката (удебелен бял текст с шрифта Open Sans и тъмносив фон, например) или можете да манипулирате данните по по-ангажиран начин, като копиране на съдържанието на клетката и след това изтриване на тази клетка и поставяне на съдържанието с една клетка вляво. Когато приключите, щракнете върху бутона Запазване в панела за запис на макроси и ще можете да дадете име на новия си пряк път и да го присвоите на всяка налична комбинация от клавиши за бъдещо активиране.

5. Говорейки за копиране на съдържанието на клетката, ако някога се наложи дублирайте данните на клетката и те да се появят в множество клетки над нея, под нея или от двете й страни , щракнете върху оригиналната клетка, за да я очертаете в синьо, след това потърсете малкия син квадрат в долния десен ъгъл. Щракнете върху този квадрат и го плъзнете в каквато посока искате, доколкото ви е необходимо. Когато го пуснете, съдържанието на оригиналната клетка веднага ще се появи във всички останали клетки, които сте избрали.

6. Замразете редовете за миг : Просто задръжте курсора на мишката над дъното на клетката в горния ляв ъгъл на всяка електронна таблица-първата клетка директно над 1 и вляво от А. Когато видите символа на ръката, щракнете върху него и плъзнете надолу за толкова редове тъй като искате да замразите, след това пуснете. Който и редове да изберете винаги ще остане на място и ще се вижда в горната част на електронната ви таблица, независимо колко далеч превъртате надолу.

7. Още един пряк път с натискане и плъзгане, за да претърсите в малкия си мозък: Ако някога работите с особено дълга формула и бихте могли да използвате повече място, за да видите всичко, задръжте курсора на мишката над долния ръб на лентата с формули, директно над първия ред на вашата електронна таблица. След това можете да плъзнете надолу тази област до направете лентата с формули толкова голяма, колкото искате .

Вземете някои данни

8. Необходимо е показват някои данни на живо от една електронна таблица в друга ? Копирайте пълния URL адрес на листа с данните и го поставете във функцията ImportRange на Sheets, като използвате следния формат (със свой собствен URL, номер на лист и диапазон от клетки):

=IMPORTRANGE ('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ', 'Sheet1!D1:D15')

След това просто поставете тази функция в листа, където искате да се показват данните. Ще трябва да задържите курсора на мишката над клетката и да щракнете върху бутон, за да позволите двата листа да бъдат свързани, а след това-hocus-pocus! Всички данни от другия ви лист ще се появят магически и ще останат актуални всеки път, когато бъдат направени промени.

9. Листовете могат изтегляне на данни от всяка публично достъпна уеб страница също, стига страницата да има правилно форматирана таблица. Тайната се крие в командата ImportHTML; използвайте го с какъвто и да е URL адрес, от който се нуждаете, и номера, указващ коя таблица на страницата искате да импортирате (1 за първата таблица, 2 за втората и т.н.):

=IMPORTHTML('https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_sandwiches','table',1)

И точно така, цялата информация ще се появи в електронната ви таблица.

Командата ImportHTML на Sheets импортира данни на живо от всяка публична уеб страница с таблица.

10. Подобен вид команда може да ви позволи импортирайте последните записи от RSS емисия на уебсайт във всяка електронна таблица . Всичко, което трябва да направите, е да въведете командата ImportFeed заедно с URL адреса на емисията, която искате - така, например, ако искате да видите всичките ми Бърза компания истории в Google Sheets, можете да въведете:

=IMPORTFEED('https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss')

Ако искате само заглавията на разказите - и искате, да речем, най -новите пет записа - можете да добавите следните параметри:

=IMPORTFEED('https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss','items title',false,5)

И тогава, ако искате да поставите връзките към всяка история в отделна колона до това, можете да използвате това:

=IMPORTFEED('https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss','items URL',false,5)

11. Google Sheets има лесно пренебрегван братовчед, наречен Google Forms, който ви позволява събирайте данни във формата на анкета в мрежата и след това компилирайте резултатите в електронна таблица . Можете да създадете формуляр, като потърсите опцията Форма в менюто „Вмъкване на таблици“ и след това използвайте сайта, който се появява, за да създадете произволен набор от въпроси и параметри. Когато формулярът ви е готов, щракнете върху бутона Изпращане в горния десен ъгъл на страницата, за да го изпратите по имейл до всеки, да го вградите в уеб страница или да получите ръчна връзка за споделяне, както желаете. С пристигането на отговорите те автоматично ще се показват в електронната ви таблица като свои собствени отделни редове.

Изчисти го

12. Ако забележите някои допълнителни интервали преди или след данните в електронната си таблица (независимо дали гледате числа или текст), не забравяйте функцията TRIM на Google Таблици. Можете да го въведете за всяка клетка, която искате, (= TRIM (A1), например) и ще го направи премахнете всички водещи или задни пространства и ще ви даде по -чиста версия на стойността на клетката.

Ако искате да изпълнявате функцията за няколко клетки едновременно, използвайте този формат за произволен диапазон, от който се нуждаете:

=ArrayFormula(TRIM(A2:A50))

13. Преглеждате много данни с RanDoM или ImPropeR CaPitaLiZaTion? Листовете могат стандартизирайте форматирането на калъфи за вас с няколко прости функции: = Upper (A1) ще направи целия текст главен за всяка клетка, която споменавате; = Lower (A1) ще направи същото с малки букви; и = Proper (A1) ще изписва с главни букви първата буква на всяка дума за ефект на заглавието.

14. Може би имате база данни с изпратени от потребителите имейл адреси. Е, кажете на Sheets да прегледайте адресите и определете дали всички са правилно форматирани: Използвайте функцията IsEmail (A1) с всяка клетка, от която се нуждаете - или ако искате да изпълнявате функцията за диапазон от клетки, използвайте този формат вместо това:

=ArrayFormula(ISEMAIL(A2:A50))

Таблиците ще ви дадат вярен или невярен отговор за всеки имейл адрес, който го подавате.

15. Можете валидиране на URL адреси в електронна таблица също, за да сте сигурни, че нямате неподходящи елементи в списъка си. Следвайте същата процедура, описана в предишния съвет, но вместо това използвайте функцията IsURL.

Анализирайте и визуализирайте

16. Извършвайте бързи изчисления във всяка таблица, ориентирана към число като маркирате куп клетки и след това погледнете в долния десен ъгъл на екрана. По подразбиране Таблиците ще ви покажат сумата от избраните от вас числа. След това можете да щракнете върху полето с тази информация и да й кажете да покаже средната стойност, минималната или максималната стойност или общия брой на включените числа - и след като направите тази промяна, вашият избор ще се задържи и ще остане новото по подразбиране за всички бъдещи изчисления изпълняваш.

17. Създайте малка диаграма в една клетка използвайки изящната функция на Sheets Sparkline. Просто въведете командата = Sparkline, последвана от клетките, които искате да включите, думата charttype и след това типа диаграма, която искате да създадете - като ред, лента или колона - форматирана по следния начин:

=SPARKLINE(E12:E23,{'charttype','column'})

Функцията Sparkline поставя малки диаграми с данни в отделни клетки в електронните ви таблици.

Ако наистина искате да станете диви, можете дори да включите различни команди за персонализиране това ще контролира цветовете, използвани в различни части на вашата диаграма, заедно с други визуални фактори.

18. Докоснете изкуствения интелект на Google и оставете Sheets извършвайте различни видове анализ на данни и създавайте сложни диаграми за вас . Задръжте курсора на мишката върху иконата във формата на звезден изблик в долния десен ъгъл на екрана и ще видите думата Explore. Щракнете върху този бутон и Таблици ще изскочат панел с информация, свързана с вашите данни. Можете да маркирате конкретни редове в електронната си таблица, за да промените фокуса си, и можете да задържите курсора на мишката върху всеки елемент, който представя, за да намерите опции за коригирането му или вмъкването му директно в листа.

Функцията за изследване на таблици използва AI, за да ви предостави всякакви полезни диаграми и информация.

19. Листовете имат сравнително нов трик, който наистина може направете вашите кръгови диаграми изскачащи . Следващият път, когато създавате кръгова диаграма в електронна таблица - като маркирате клетки и след това щракнете върху менюто Вмъкване, последвано от Диаграма (и след това щракнете върху Тип диаграма, за да изберете опция за кръгова диаграма, ако такава не се появи по подразбиране) - опитайте да щракнете два пъти върху едно конкретно парче от кръговата диаграма и след това търсите опцията Разстояние от центъра в контролния панел в дясната страна на екрана. Увеличете стойността му до 25% или повече, за да подчертаете този сегмент от графиката за подчертаване.

Регулирането на разстоянието от кръгова диаграма от централната стойност може да привлече акцент върху една конкретна област от вашите данни.

Форматирайте като професионалист

20. Листовете ви позволяват да скриване на всеки ред . Щракнете с десния бутон върху неговия номер в сивата колона в най-лявата част на екрана и изберете Скриване на ред от менюто, което се показва. Когато искате да покажете реда отново, щракнете върху черните стрелки, които се появиха на негово място в същата лява колона на екрана.

21. Искате бърз и лесен начин да накарате електронната си таблица да блести? Потърсете опцията Алтернативни цветове в менюто Форматиране на таблици. Това ще ви даде прост набор от опции, които ще приложете рязко изглеждащ цветен модел към редовете си - не се изискват мисли или усилия.

22. Докато джазирате външния вид на електронната си таблица, помислете дали да оставите Таблици завъртете текста в заглавния ред . Маркирайте реда, след което щракнете върху иконата, която показва ъгъл А със стрелка нагоре, насочена под него (директно вляво от инструмента за вмъкване на връзки). След това можете да избирате от няколко привличащи вниманието ефекта, които ще отделят текста на заглавката ви и ще придадат на електронната ви таблица приятен, излъскан вид.

1111 ангелско число любов

Въртящият се ред на заглавния ред и добавянето на редуващи се цветове са лесни начини да придадете на електронната си таблица малко пица.

23. Листовете могат копирайте пълния набор от форматиране на клетка и го приложите към друга клетка с няколко бързи щраквания. Първо щракнете върху клетката с форматирането, което искате да копирате. След това щракнете върху иконата на ролката за боядисване - директно вдясно от командата за печат, вляво от лентата с инструменти - и щракнете върху клетката, към която искате да се приложи форматирането. Всичко от размера и цвета на шрифта до засенчването на клетките и числовия стил ще се пренесе.

24. Дайте на себе си или на вашия екип функционален контролен списък точно в електронна таблица: Изберете поредица от празни клетки, отворете менюто Вмъкване и изберете квадратчето за отметка. След това можете да поставите вашите задачи за изпълнение в следващата колона и да получите удовлетворението от проверката на елементите, докато ги попълвате.

25. Добавете специални знаци във всяка електронна таблица лесният начин: Използвайте командата Char и запомнете числените стойности на знаците, на които често разчитате. Например = CHAR (8594) ще изведе стрелка вдясно, = CHAR (169) ще ви даде символа за авторски права, = CHAR (8482) ще създаде символа на търговската марка и = CHAR (128077) ще се превърне в палци -нагоре емоджи. Можете да намерите списък с наличните кодове на този уебсайт ; просто не забравяйте да вземете само числата (без околните пунктуации) от полето HTML-код.

Споделяйте и си сътрудничете

26. След като сте сподели електронна таблица - публично или с конкретни хора - можете да създадете персонализирана връзка, която ще нека всеки с достъп бързо копира електронната ви таблица в собствения си акаунт в Google , където могат да го използват като шаблон или да го променят, както искат, без това да засяга оригиналната ви версия. Просто копирайте URL адреса в адресната лента на браузъра си, докато разглеждате електронната таблица и заменете думата редактиране в края с копие - оставяйки ви нещо подобно:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ/copy

Когато всеки, който има достъп до електронната таблица, отвори тази връзка, той веднага ще бъде подканен да направи копие с едно щракване точно там и там.

Поставянето на командата за копиране в URL адреса на електронна таблица дава на всеки лесен начин да я добави в собствения си акаунт в Google.

27. Таблиците улесняват експортирането на електронна таблица в различни формати чрез опцията Изтегляне като в менюто Файл, но ако предпочитате дайте на хората директна връзка, за да изтеглят вашите данни като PDF , има скрита команда да направите точно това: Копирайте URL адреса на електронната си таблица, точно както в предишния елемент, но този път заменете думата редактиране в края с export? format = pdf - оставяйки ви връзка, която изглежда нещо като:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ/export?format=pdf

Хората с достъп до електронната таблица незабавно ще получат експортиране в PDF веднага щом отворят връзката.

28. Когато споделяте електронна таблица или използвате формуляр за приемане на отговори, подобни на анкета, можете да помолите Таблици да ще ви уведоми, когато се случи редакция или добавяне -или веднага, или като резюме по имейл веднъж дневно. Потърсете опцията Правила за известия в менюто Инструменти, за да зададете предпочитанията си за всяка конкретна електронна таблица.

Опитайте разширена функция или две

29. С помощта на външна услуга Sheets има способността да създаване на QR кодове това ще изтегли URL адресите, които искате, когато бъдат сканирани. Въведете вашия URL в клетка (с http: // или https: // пред нея), след това използвайте следната функция с вашия собствен номер на клетка вместо B4:

=image('https://image-charts.com/chart?chs=150x150&cht=qr&choe=UTF-8&chl='&ENCODEURL(B4))

QR кодът веднага ще се появи и ще бъде достъпен за копиране, споделяне или манипулиране по всякакъв начин, което сърцето ви желае.

Създаването на QR кодове е едно от многото скрити правомощия на Google Sheets.

30. Ето една удобна малка функция за таблици за проследяване на тенденциите в числовите данни: Създайте топлинна карта за да подчертаете върховете и спадовете и да улесните виждането на неща като модели на успех в продажбите или уеб трафика. Изберете какъвто диапазон от данни искате, след което потърсете опцията Условно форматиране в менюто Формат. Щракнете върху раздела Цветова скала в горната част и задайте цвят както на минималната стойност, така и на максималната стойност. Ефектът ще работи най -добре, ако използвате светла версия на цвят за първата и тъмна версия на същия цвят за втората.

Топлинна карта подобрява всеки набор от цифрови данни, за да ви помогне да забележите модели и тенденции.

31. Таблиците имат силата на Google Finance (която - кой знае? - е) все още нещо ) направени точно за вашите нужди от знания за запасите. Системата е в състояние да да ви даде реални или исторически цени на акциите, заедно с всякакви други данни, свързани с пазара за всяка публично търгувана компания. Просто използвайте функцията GoogleFinance, последвана от желаната информация, като използвате променливите и форматите, описани на тази страница .

32. Случвало ли ви се е да превъртате през списък с отговори на различни езици? Листовете могат идентифицирайте всеки език, използван в електронна таблица, и дори го преведете на вашия роден език на място. За да откриете език, използвайте следната функция (със съответния номер на клетката вместо A1):

=DETECTLANGUAGE(A1)

Можете също да въведете дума вместо номер на клетка, ако искате:

=DETECTLANGUAGE('queso')

Google ще ви даде двубуквен код, който ви казва езика, който е бил използван. Междувременно, за да преведете, използвайте следната команда - със собствената си дума или номер на клетка вместо A1 и кода за всеки език, на който искате да преведете (ако е нещо различно от английски, както е посочено по -долу):

10 10 число на ангел

=GOOGLETRANSLATE(A1,'auto','en')

Това просто ви показва: Подобно на езика на любовта, езикът на електронните таблици наистина е универсален.

[Бележка на редактора: Тази история е актуализирана и разширена през май 2021 г.]

За още повече знания за Google от следващо ниво, вижте моя Информационен бюлетин за Android Intelligence .